Płatności i korekty faktur

Z

Jak płacimy za lekcje?

1. Każdego 1-wszego dnia danego miesiąca każdy klient otrzymuje fakturę za ilość lekcji zgodnie z kalendarzem (w przypadku zajęc raz w tygodniu jest to zazwyczaj 4 lub 5 spotkań).  Jeśli kwota na FV ma być inna (niższa/wyższa) niż wynika to z kalendarza na nowy miesiąc wymaga to pisemnego zgłoszenia najpóźniej  do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca tylko poprzez formularz www.kapitanenglish.com/korekty. Wszelkie zmiany NIE zgłoszone najpóźniej do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca będą skutkowały koniecznością wprowadzania korekt do faktur.

2. Za lekcje płacimy w ratach miesięcznych. Obowiązują wpłaty w formie przedpłaty (lekcje są płatne z góry) najpóźniej do 10-go dnia danego miesiąca.

3. Uczeń opłaca lekcje przelewem na konto 64114000260000452136002233 (mbank). Kwota przelewu powinna być taka sama jak na wystawionej fakturze.

4.W tytule przelewu wpisujemy tylko i wyłącznie pełny numer faktury (nie pro-formy, proszę nie pisać też “Kasia angielski”, “za listopad” etc.).

5. Płatność za lekcje jest możliwa w ratach miesięcznych, lub na ilość ustalaną indywidualnie (10, 20, 30…).

Z

Korekty faktur poprzez formularz do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca

Formularz na stronie www.Kapitanenglish.com/korekty służy do korekt faktur planowanych do wystawienia (z uwagi na np. mniejszą niż deklarowana ilość lekcji)  i już wystawionych (w przypadku gdy FV została błędnie wystawiona). Nie przyjmujemy zgłoszeń korekt fv sms`em.

Najpóźniej do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca uczeń wysyła poprzez formularz www.Kapitanenglish.com/korekty  potrzebę zgłoszenia wystawienia faktury niższej/wyższej niż wynika to z deklarowanej ilości zajęć wg. kalendarza czyli 4 lub 5. Wszelkie zmiany NIE zgłoszone najpóźniej do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca będą skutkowały koniecznością wprowadzania korekt do faktur.

Dlaczego? Ponieważ każdego 1-wszego dnia miesiąca automatycznie są wystawiane faktury na cały miesiąc z góry zgodnie z deklarowaną ilością spotkań (najczęściej są to 4, lub 5 lekcji w miesiącu). Automat nie wie, czy zaplanowali Państwo urlop etc. W uzasadnieniu proszę podać różnicę w ilości lekcji. Jeśli nie otrzymamy takiej informacji faktura zostanie wystawiona z automatu na ilość lekcji która wynika z Państwa deklaracji = kalendarza (4 lub 5).

Wprowadzenie korekty zajmuje czas, ale ponieważ numer konta nie zmienia się więc proszę jeszcze przed otrzymaniem korekty faktury dokonać terminowo wpłaty na właściwą kwotę. Zwykle korekta FV zajmuje kilka do kilkunastu dni. Błędy na fakturze nie zwalniają z obowiązku terminowej wpłaty.

Zawsze staramy się odrobić lekcje, na których nie możesz się pojawić. Lektorzy są chętni i dyspozycyjni, więc na pewno uda się ustalić dogodny termin. 

Zmiana kwoty na wystawionej i zaakceptowanej już fakturze zabiera czas i jest zbędnym kłopotem dla lektorów i dla księgowej, która i tak ma dużo pracy:) Prosimy by lekcje zawsze odbywały się terminowo (by nie były przekładane), a te które zostały przełożone terminowo nie były anulowane tylko odrobione w innym terminie/z innym lektorem.  Gorąco Państwa prosimy by mieć to na uwadze.

Z

Przykłady z życie - Korygowanie/anulowanie faktur

Przykład 1:

Wykupili Państwo pakiet jednej lekcji na tydzień. Aczkolwiek zaplanowali sobie Państwo w lutym urlop, więc jedna lekcja z zadeklarowanych na luty 4 lekcji Państwu nie może się odbyć i niestety nie mogą Państwo tej lekcji odrobić. Proszę najpóźniej do 31 stycznia wysłać informację o tym by faktura była wystawiona na 3 lekcje. W innym wypadku zostanie wystawiona na 4 lekcje.

Przykład 2:

W poprzednim miesiącu (załóżmy styczniu), po opłaceniu faktury za 4 lekcje (pełen pakiet) przełożyli Państwo terminowo 2 lekcje. Nadchodzi płatność za luty i chcą Państwo by kwota za fakturę z lutego została pomniejszona o te 2 lekcje. Faktura może być maxymalnie pomniejszona o 1 lekcję, natomiast 2gą nalezy w najblizszym miesiącu odrobić. Jeśli przełożone 1 lekcji raz w miesiącu stanie się Państwa rutyną- rezygnujemy ze współpracy a termin oddajemy bardziej zmotywowanemu uczniowi.

Przykład 3:

Zapłacili Państwo miesiąc z góry, ale z powodu choroby lektora lekcja się nie odbyła. Lekcje są: odrabiane z innym lektorem, odrobione z tym samym lektorem w późniejszym terminie, lub przyszła faktura jest skorygowana o 1 lekcję (pozostałe odrabiamy). Proszę najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca wysłać informację o tym fakcie poprzez formularz https://kapitanenglish.com/korekty/

Z

Płatność semestralna

Nasza firma rozwija się i ilość uczniów wzrasta, więc wraz z rozwojem firmy chcielibyśmy zaproponować nowe usprawnienie. 

Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom i z uwagi na uciążliwość korekt drobnych faktur w przypadku płatności krótko-terminowych (miesiecznych) sugerujemy płatność semestralną. Zalety płatności semestralnej są ogromne: głównie to oszczędność czasu Państwa, lektorów i księgowej. Myślimy o płatnościach tylko raz na 5 miesięcy! Usuwamy zbędny kłopot podliczania co miesiąc godzin i skupiamy się tylko na nauce!

Jeśli mimo wszystko chcieliby Państwo pozostać przy płatności miesięcznej przypominam że ilość zajęć zadeklarowanych i opłaconych na fakturze powinna się zgadzać z ilością zajęć które fizycznie miały miejsce. W przypadku nieobecności ucznia, lub lektora zajęcia są odrabiane z innym lektorem, bądź w innym terminie. Absolutnie ostatecznym rozwiązaniem jest wprowadzanie korekt do faktury.

W przypadku płatności semestralnej po ukończeniu semestru jeśli będzie jakakolwiek ilość lekcji, które nie zostały zrealizowane przechodzą one na następny semestr (semestr sie wydluzy) bądź w ostatecznej instancji kiedy nie będziemy mogli zrealizować tej ilości lekcji nadpłata zostanie zwrócona na konto.

Z

Rozliczanie nieobecności zajęć grupowyach oraz w duetach:

Jeśli z jakiegoś względu (np.nieobecność partnera) zajęcia odbywają się inaczej niż opłacone na fakturze, proszę samodzielnie wydedukować różnice i uregulować przy najbliższej okazji.

1. Zajęcia grupowe:

Nie dotyczy z uwagi na komplikacje w rozliczaniu wstecz większej ilości faktur, oraz relatywnie niska cene. Nieobecność NIE zwalnia z opłaty (także terminowo zgłoszona). Na życzenie lekcja może być nagrana i udostępniona dla nieobecnego ucznia.
45 zł/60min. Ilość osób w grupie: 4
60 zł/60min. Ilość osób w grupie: 3

2. Zajęcia 1-1 vs w duecie:
Istnieje różnica w cenie pomiędzy zajęciami 1-1 a duetem, która przedtawia się następująco: 80zl/60min (od osoby za lekcje w duecie) versus 120 zł lub 130 zł (1-1, różna cena w zależności od typu lekcji). Jeśli partnera z duetu  zgłosił nieobecność terminowo i nie ma go na lekcji, to zajęcia odbywają się w formie 1-1 (lekcje indywidualne). Uczeń obecny na lekcji opłaca różnicę w cenie (30 zł, 40 zł lub 50 zł w zależności od typu zajęć) asap gotówką, lub różnica zostanie doliczona do następnej faktury. 

Istnieje też mniej wskazana możliwość całkowitego przełożenia lekcji w przypadku nieobecności jednej z osób, ale proszę pamiętać o zachowaniu minimum 24h (dotyczy obu osób).

Z

Samodzielnie dedukowanie różnic

Jeśli z jakiegoś względu (np.nieobecność partnera z duetu) zajęcia odbywają się inaczej niż opłacone na fakturze, proszę samodzielnie wydedukować różnice i uregulować przy najbliższej okazji (dotyczy tylko duetów). Jeśli wymaga to korekty faktury proszę zgłosić ten fakt poprzez formularz: www.Kapitanenglish.com/korekty

Z

Zajęcia grupowe

Nieobecność na kursie grupowym (3 i więcej osób) nie stanowi przesłanki do obniżenia ceny kursu. Lektor każdorazowo sprawdza obecność kursantów na kursie i odnotowuje nieobecność na liście.

W przypadku przewidywanej, zgłoszonej ci najmniej 24 godziny przed planowanym terminem zajęć i potwierdzonej przez wszystkich kursantów nieobecności całej grupy, istnieje możliwość przełożenia zajęć przez grupę. Możliwe jest to jedynie w sytuacjach koniecznych i nie więcej niż 2 razy w ciągu roku szkolnego bez względu na powód przełożenia. Przełożenia zajęcia muszą być odpracowane we wspólnie ustalonym terminie.